Өмнөх бүлэгт үзсэн нүдийг идэвхжүүлээд өгөгдөл оруулах нөхцөл тооны нүдэнд мэдээлэл оруулах маш тохиромжтой байдаг. Харин энэ арга нь их хэмжээний дараалсан утга буюу бүлэг утгуудыг оруулах үед төдийлөн тохиротжгүй. Ямар нэгэн зүй тогтолтой өгөгдлийг “цуваа”-г буюу дарааллыг хурдан хялбар оруулах арга excel-д хэд хэд байдаг. Цуваа (series) гэдэг нь 10, 20, 30, гэх мэт тодорхой алхамаар нэгдсэн тоон цуваа, first, second, third, гэх мэт тооны нэрүүд, онууд (1999,2000,2001,гэх мэт), сарууд (January, February, march, april гэх мэт), гаригууд(даваа, мягмар, лхагва гэх мэт) тогтсон дараалал байж болно.

Бөглөх залуурыг ашиглан өгөгдөл оруулах

Ажлын хуудас руу өгөгдлийн цувааг гараар оруулахын оронд бөглөх залуурын тусламжтайгаар тоо эсвэл өдөр гариг сар гэх мэт өгөгдлийг хурдан оруулна.

Дараалсан тоон цуваа үүсгэе

1.    А3:В3 нүдний мужид цувааны эхний хоёр утгыг оруулна. Жишээ нь: 1, 2 гэсэн тоонуудыг оруулья.

2.    А3:В3 нүдний муж ялгана.

3.    Бөгөлөх залуурыг Н3 нүд хүртэл чирээд маузны товчийг тавиарай.

 Цувааны эхний 2 утгыг оруулснаар цувааны өөрчлөлтийн зүй тогтлыг тодорхойлж өгдөг. Ж нь: та сондгой тооны цуваа үүсгэхийг хүсэж байгаа бол 1, 3 гэсэн 2 утгыг эхний 2 нүдэнд орулж өгөх хэрэгтэй гэсэн үг юм. Өссөн дарааллалтай цувааг үүсгэх бөглөх заалуурыг баруун тийш эсвэл доош нь чирнэ. Харин буурсан дараалалтай цувааг үүсгэх бол бөглөх залуурыг чирсэний дараа сонгож ялгасан нүдний мужийг хэрхэн бөглөхийг тодорхойлж өгөх боломж олгодог excel –ийн auto fill [авто бөглөгч] –ийн товч гарч ирнэ. Энэ товчин дээр дархад таны бөглөхөөр сонгож ялгасан нүднүүд дээр хийж болох дараах үйлдлүүдийн жагсаалт гарч ирнэ.

Хэрэв auto fill options (авто бөглөгчийн параметрүүд) товч гарч ирэхгүй байвал ms office товчин дээр дарж excel options (excel- ийн параметүүд) товчин дээр дараад advanced (бусад) дээр дарж cut, copy and paste хэсгээс show paste options buttons (оруулгын параметрүүдын товчийг харуулах) командын хяналтын товчийг идэвхжүүлээрээ.

Гарагуудын нэрийг оруулъя

1.    А2 нүдэнд даваа гэсэн текст оруул

2.    А2 нүдний баруун доод буланд байрлах бөгөлөх залуурыг баруун тийш нь G2 нүд хүртэл чирээд маузгы товчоо аваарай. 2р мөрөнд гаригын нэрний цуваа үүсгэнэ.

Өөрийн өгөгдлийн цуваа үүсгэх

Хэрэв та өөрийн ажилд хэрэгтэй цуваа үүсгэх хэрэгтэй бол excel-ын excel options-ыг хэрэглээрэй.

 Өөрийн өгөгдлийн цуваа үүсгэхдээ:

1.    Ms office товчин дээр дарна.

2.    Excel options  товчин дээр дарна

3.    Popular дээр дарж баруун талын самбар дээрх top options for working with excel хэсгийн edit custom list дээр дарна.

1.     Custom list [хэрэглэгчийн жагсаалт] доторх new list гинэ жагсаалт дээр дарна.

2.    List entries [жагсаалтын өгөгдлүүд] доторх цувааны өгөгдлүүдийг Жнь: Адъяа Сумъя г.м оруулна. Өгөгдлүүдийг бие биенээс нь тусгаарлахын тулд enter дараарай

3.    Өгөгдлүүдийг оруулж дуусаад add (нэмж оруулах) товчин дээр дарна.

4.    Ок дарж харилцах цонхыг хаана

Одоо та ямар нэгэн хоосон нүдэнд Адъя гэсэн утгыг оруулаад бөглөх залуурыг баруун тийш эсвэл доош чирвэл гарагийн цуваа автомаатаар үүсэх болно. Идэхтэй нүдийг зэргэлдээх нүднийх нь өгөгдлөөр бөглөх. Бөглөх заагуураас гадна. Home (үндсэн) таб дотор fill [бөглөх] командын товч нь тогтмол утгатай эсвэл тодорхой алхам, хязгаартай өгөгдлийн цувааг нүдний мужид оруулах боломж олгодог .

Өгөгдлийн цувааны төрлийг тодорхойлох

Бөглөх залуурыг чирэхдээ маузын баруун товчийг хэрэглэнэ өгөгдлийн цувааны төрлийг тодорхойлж болно. Өгөгдлийн цувааг home таб дотор editing бүлгийн fill командын series командаар байгуулж болно. Үүсгэх цувааны төрлөөс хамаарч зохих тохируулгыг хийгэрэй

1.    Series in хэсэгт цувааг rows эсвэл columns –ын дагуу аль алинд нь үүсгэхийн

2.    Type [төрөл] хэсэгт ямар төрлийн цуваа үүсгэхээ сонгоно. Үүнд:

·        Linear [шугаман] –энгийн шугаман цуваа

·        Growth [өсөлт] –өссөн эсвэл геометрийн процессоор өссөн цуваа

·        Date [он сар өдөр] –он сар өдрийн цуваа

·        Auto fill [автомаатаар бөглөх] – сонгож ялгасан нүдэн дотор өгөгдлүүдээс өөрчлөлтын алхмыг тодорхойлно. Ялгасан хоосон нүд нүүдэд утгуудыг бөглөх замаар цуваа үүсгэнэ

·        Data unit [он сар өдрийн нэгж] –хэсэгт ямар төрлийн он сар өдрийн цуваа үүсгэхээ тодорхойлно.  Үүнд: day(өдөр) weekly (долоо хоног) month (сар) Year (жил)   

·        Step vale [алхамын утга] – дотор цувааны өөрчлөлтын алхмыг stop value[төгсөх утга] дотор цувааг төгсгөх утгыг тус тус оруулна

4.     

Хэрэв та trend (хандлага) хяналтын товчийг идэвхжүүлбэл энгийн шугаман ба өсөлтийн цуваа үүсэх үед step value (алхамын утга) цонхон доторх утгыг хэрэгсэхгүй бөгөөд сонгож ялгасан нүднүүдыг хамгийн дээд талын эсвэл хамгийн зүүн талын нүдний утгуудаас хамгийн тохиромжтой өөрчилөлтын утгыг тооцолж гарна. Энэ хяналтын товчны тусламжтайгаар цуваа үүсэх гэж байгаа бол цувааны ядаж эхний хоёр утгыг оруулаад энэ утгуудыг болон цуваа үүсгэх хоосон нүднүүдыг сонгож ялгах хэрэгтэйг анхаараарай.

Автотөгсөгчийн (auto complete) тусламжтайгаар өгөгдөл оруулах.

Ажтлын хуудсанд оруулсан текстэн өгөгдлийг давтан оруулах эсвэл түүний эхний үсгүүдтэй ижил үсгүүдээр эхэлсэн текстыг оруулах үед excel-ын auto complete (автотөгсөгч) ажилаж таны оруулах гэж байгаа өгөгдлыг дахин бичихгүйгээр автоматаар оруулах боломж олгоно. Хэрэв  автотөгсөгчийн санал болгож буй өгөгдөл таны оруулахыг хүссэн үг мөн байвал та шууд enter эсвэл tab товчыг дарж дараагийн нүдэнд шилжнэ. Харин санал болгож буй текст тань оруулах ёстой текст биш байвал оруулж буй текстээ цааш нь үргэлжлүүлэн бичих хэрэгтэй.  хэрэв автотөгсөгч ажилахгүй байвал түүнийг идэвхжүүлэх эсвэл ажилаж байвал байх үед нь түүнийг салгаж идэвхгүй болгож болно.

Бэлэн жагсаалтаас өгөгдөл түүж оруулах

текстэн  өгөгдлийг хурдан оруулах бас нэг арга бол excel-ийн pick from drop-down list (доош задардаг жагсаалтаас түүх ) командыг хэрэглэж өмнө нь оруулсан жагсаалтаас текст оруулах арга юм.

Жагсаалтын товч үүсгэж өгөгдөл оруулах

Хэрэв баганд оруулах өгөгдлүүд олон дахин давтагдах бол өгөгдлүүдээр жагсаалт үүсгээд түүнийгээ ашиглан өгөгдөлыг хурдан оруулж болно. Өгөгдлийг жагмаалтаас сонгож оруулдаг болгохын тулд өгөгдлийн эх сурвалж болох өгөгдлүүдыг эхлээд тухайн өгөгдөл оруулах баганаас баруун талынх нь өөр багананд оруулах хэрэгтэй.